En relación con lo expuesto anteriormente, además de iniciar las cartas con pensamientos positivos conviene saber decir NO amablemente. Y es fácil.

Por ejemplo, si Ud. debe rechazar un pedido, vea primero si puede encontrar algo similar que ofrecer para sustituir lo que se le pide. Si no lo halla, exponga las razones por las cuales no es posible acceder, y diga que lo LAMENTA.

Esto es aplicable en todos los casos, incluso cuando no se trate de un pedido.
Pero tampoco incurra en el defecto contrario. Con frecuencia las cartas que comunican una negativa se multiplican en expresiones de disculpa y lamentación.

Lo cual también es malo, porque creamos la impresión de que nos consideramos en falta. Algo así como si tuviéramos un sentimiento de culpabilidad.

Busque el equilibrio. Mantenga un tono de afabilidad amistosa, firme y razonable. No exagere en ningún sentido.

Recuerde:

               Hay muchas maneras de decir NO. Dígalo amablemente.-